本規則は、JECIA個人情報保護協会(以下「本会」という。)会員に対する苦情、問い合せ、質問(以下「苦情等」という。)
に対し公平な立場から、苦情等の迅速で透明性の高い解決を図ることが可能となるようなものになるよう努めなければならない
事項を定める。(準拠 個人情報の保護に関する法律)
(苦情処理の目的)
苦情処理組織を設け、その苦情等の受付とその解決に向けた簡易で迅速な手続を定めることにより、本人の正当な利益の保護

を図ること。
2.個別事案の処理を通して本会における自己規律を高めるとともに、会員の個人情報保護への取り組みを支援すること。

(苦情処理組織の内容)
苦情処理組織の名称は、個人情報相談センター(以下「相談センター」という。)と称し、所在地は本会の中に置く。
2.対象事業者は、本会の会員とする。
(相談センターの責務・業務)
相談センターは、苦情の申し出を誠実に受理し、公平で迅速かつ透明な解決を図るよう努めなければならない。
2.相談センターは、苦情処理記録の保存・苦情処理結果の公表・プライバシーへの配慮等に努め、再発防止のための

取組みを行うよう努めなければならない。

(苦情処理結果の公表)
本会は、苦情等の受付状況及び対応結果を記録し、一定期間これを保存する。
2.本会は、苦情等の受付状況及び対応結果に対する統計の概要を定期的に公表する。
3.本人が特定される恐れがある内容については、本人及び申し出人の同意を得ずに公開することはない。

(人材育成)
本会は、研修・苦情事例の研究その他の方法により、苦情処理を担当する職員の育成に努める。

(内部監査)
本会は、認定個人情報保護団体としての適格性を確保するため、苦情処理業務が適切に実施されているか否か、内部監査を

行うよう努める。
2.内部監査は外部へ委託し、毎年度1回以上行う。
3.内部監査の結果は、「監査結果の報告書」に取りまとめ、理事長に報告する。
4.報告書には、担当部門と担当者氏名、監査における役割、人数、監査内容とその結果等を記載する。

(守秘義務)
相談センターの職員若しくは職員であった者は、正当な理由なく、職務に関して知り得た秘密を漏らしてはならない。
2.会員は、正当な理由なく、当該苦情処理に関して知り得た秘密を漏らしてはならない。

(会員の苦情処理への協力)
会員は、本会から求められた苦情の解決に向けて、誠実かつ迅速に対応しなければならない。
2.会員は、本会から事実関係の調査・確認や苦情に対する対応状況等について報告を求められたときは、これに協力しな

ければならない。
3.会員は、本会からの資料提出の要請があったときは、これに協力しなければならない。ただし、正当な理由がある場合は

この限りではない。

(取り扱う苦情の範囲)
本会は、本会及び会員の個人情報の取扱いに関する苦情を取り扱う。
2.以下の場合には、苦情処理を行わない。
(1)前項の個人情報の取扱いに関する苦情ではない場合。
(2)具体的な案件につき、本人又はその代理関係以外の者からの申し出の場合。
(3)訴訟継続中又は訴訟終了後の場合(民事調停等を含む)。
(4)明らかに不当な目的で苦情を申し出ている場合。
(5)一事案について再三苦情処理の申し出がなされた場合。

(受付窓口等の周知)
本会における苦情受付窓口は本会相談センターとする。
2.苦情を申し出る方法は、電話、ファックス及びメールとする。

(苦情受付及び受付時の対応)
苦情の受付時に、今後の苦情処理プロセスについて説明する。
2.受け付けた苦情が、取り扱う苦情の範囲に該当するかどうかを判別し、該当しない場合には、速やかにその旨を回答する。
3.受け付けた苦情が、取り扱う苦情の範囲に該当しない場合には、他の
適切な機関を紹介するよう努める。

(会員の協力 法第42条関連)
当該苦情の対象となる会員に通知し、苦情内容について必要な調査を行いその結果の報告を求めると同時に解決案の提示を求める。

ただし、苦情申し出人が当該会員及び関係者への通知を希望しない場合は、この限りではない。
2.本会は、当該会員が提出した調査結果及び解決案の内容が不十分である
と認められるときは、不十分な点を明示して、再度調査のうえ結果の報告を求め、又は解決案の再提出を求めることができる。

(勧告等)
本会は、会員が個人情報処理指針の定めに反する行為その他問題となる行為を行ったことが判明した場合には、必要な措置を

講ずるべき旨の勧告その他の措置を行う。本会は、当該会員に対し、当該勧告に係る事情の説明を行い、事前に自らの正当性を
主張できる機会を与える。
2.本会は、会員が当該勧告に従わない場合は、会員資格を抹消することがある。

(申出人への回答)
相談センターは、申出人に対して、解決のための方向性を提示して、その意向を確認する。
2.最終的に申出人の合意が得られない場合は、他の苦情対応機関を紹介するなど、その後の手続きについて説明するよう努める。

(その他)
本規則に定めのない事項は本会の理事会においてこれを定める。
2.運用面に係る事項や申出書・報告書等の様式、実務マニュアル等については必要に応じてこれを定める。

(付則)
この規則は平成17年3月1日より実施する。